Arkevia : tout savoir sur le coffre-fort numérique RH

Qu’est-ce qu’Arkevia ? Définition et services proposés

Arkevia est un coffre‑fort numérique spécialisé dans la gestion des documents RH. Conçue pour les salariés et les employeurs, cette plateforme permet de recevoir automatiquement ses bulletins de paie électroniques, ses contrats de travail, ses attestations et d’autres documents importants. Fini la montagne de papiers qui s’entasse dans un tiroir : tout est centralisé, classé et accessible à tout moment depuis un espace personnel sécurisé.

Un coffre-fort numérique dédié aux documents RH

Contrairement à un simple disque dur ou à un service cloud grand public, Arkevia a été pensé spécifiquement pour les ressources humaines, à l’image d’autres solutions comme MyPeopleDoc. Il respecte les obligations légales de conservation des documents, notamment pour les bulletins de salaire. L’entreprise met à disposition de ses employés ce service, souvent via une convention de mise à disposition signée en amont. Résultat : vous n’avez plus à imprimer ni à classer vos fiches de paie : tout arrive directement dans votre coffre.

Les types de documents que vous pouvez y stocker

Arkevia ne se limite pas aux bulletins de paie. Vous pouvez y conserver des contrats de travail, des avenants, des certificats de travail, des attestations Pôle emploi, des relevés d’heures, des diplômes, et même des documents personnels que vous souhaitez garder en lieu sûr. La plateforme accepte les formats PDF, JPEG et PNG, et chaque document est horodaté. Bref, tout ce qui fait partie de votre vie professionnelle – et parfois personnelle – peut trouver sa place dans ce coffre numérique.

Accéder à votre coffre-fort numérique Arkevia : connexion et première inscription

Comment se connecter à la page de connexion myarkevia.com

Pour accéder à votre espace, rendez‑vous sur le portail officiel : myarkevia.com. C’est la seule adresse valide. Sur la page de connexion, vous devrez saisir votre adresse e-mail personnelle (celle que vous avez fournie à votre employeur) et le mot de passe que vous avez choisi lors de l’activation. Si c’est la première fois, pas de panique, l’inscription se fait en quelques clics.

Activer son compte lors de la première utilisation (matricule, code secret, CGU)

Lors de la première connexion, votre employeur vous remet un matricule et un code secret provisoire. Ces informations vous sont transmises par e‑mail ou directement lors de l’embauche. Une fois sur la plateforme, vous devrez accepter les conditions générales d’utilisation (CGU) et choisir un mot de passe personnel. Pensez à utiliser un mot de passe robuste, car ce coffre‑fort contient des données sensibles. Après cette étape, l’inscription est terminée : vous pouvez immédiatement consulter vos bulletins de paie et autres documents.

Problèmes de connexion : que faire en cas de mot de passe perdu ou de compte bloqué ?

Réinitialiser son mot de passe avec le lien « mot de passe oublié »

Il arrive à tout le monde d’oublier son mot de passe. Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Saisissez l’adresse e-mail liée à votre compte. Vous recevrez un e‑mail contenant un lien de réinitialisation. Si vous ne le voyez pas dans votre boîte de réception, vérifiez vos spams. Une fois le nouveau mot de passe défini, vous pouvez vous connecter à nouveau.

Vérifier les spams, le cache navigateur et contacter l’assistance

Si le lien ne fonctionne pas ou si vous ne recevez aucun e‑mail, commencez par vider le cache de votre navigateur et réessayez. Parfois, un simple rafraîchissement suffit. Vérifiez aussi que l’adresse e‑mail saisie est bien celle utilisée lors de l’inscription. Si le problème persiste, contactez l’assistance Arkevia à l’adresse contact@arkevia.com. Préparez vos nom, prénom et le nom de votre employeur : cela accélérera la prise en charge.

Fonctionnalités principales d’Arkevia : gestion, partage et conservation des documents

Classement automatique des bulletins de paie et notifications email

Arkevia classe automatiquement chaque document par catégorie (bulletins de paie, contrats, etc.) et par année. Vous retrouvez instantanément une fiche de paie sans fouiller. De plus, la plateforme envoie une notification par e‑mail à chaque nouveau document ajouté. Ainsi, vous êtes averti dès que votre bulletin de paie du mois est disponible. Plus besoin d’attendre un courrier papier : tout arrive en temps réel.

Partager un document en toute sécurité avec un tiers

Vous devez transmettre une attestation à un organisme ou un justificatif à un banquier ? Arkevia intègre une fonctionnalité de partage sécurisé. Vous générez un lien temporaire que vous pouvez envoyer par e‑mail. Ce lien expire après un certain nombre de consultations ou après une durée définie. Ainsi, vous contrôlez l’accès à vos informations personnelles sans jamais les exposer directement.

Durée de conservation des documents (50 ans) et accès après départ de l’entreprise

L’un des grands atouts d’Arkevia est la conservation longue durée : vos documents restent accessibles pendant 50 ans, voire jusqu’à 75 ans pour certains bulletins de paie, même après avoir quitté votre employeur. Si vous changez d’entreprise, vous pouvez conserver votre compte et y rattacher votre nouveau employeur. Il suffit de suivre la procédure de mise à disposition proposée par votre nouvelle société. Vos anciens bulletins restent visibles, et les nouveaux viennent s’ajouter. Un vrai gain de temps pour ne rien perdre.

Sécurité et conformité : comment Arkevia protège vos données

Chiffrement, hébergement en France et double authentification

Arkevia utilise un chiffrement de bout en bout pour toutes les données stockées et transmises. Les serveurs sont hébergés en France, ce qui garantit le respect des lois européennes sur la protection des données. De plus, vous pouvez activer la double authentification (2FA) sur votre compte. Cela ajoute une couche de sécurité supplémentaire : même si quelqu’un vole votre mot de passe, il ne pourra pas accéder à votre espace sans le code envoyé sur votre téléphone.

Respect du RGPD et différence avec les solutions de stockage classiques (Dropbox, Google Drive)

Arkevia est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Contrairement à Dropbox ou Google Drive, qui sont avant tout des services de stockage généralistes, Arkevia est un coffre‑fort RH, au même titre que MyCecurity, répondant à des obligations légales précises : conservation sur 50 ans, horodatage, traçabilité des accès. Vos données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, et aucun tiers n’y a accès sans votre autorisation explicite. C’est un service professionnel, pas un simple cloud.

Questions fréquentes et conseils pratiques

Puis‑je cumuler plusieurs employeurs dans le même compte ?

Oui, tout à fait. Un même compte Arkevia peut être relié à plusieurs employeurs successifs ou simultanés. Lorsque vous changez de poste, il vous suffit d’accepter la nouvelle convention de mise à disposition proposée par votre nouvel employeur. Tous vos documents, anciens et nouveaux, restent visibles dans votre espace personnel. Pas besoin de multiplier les comptes.

Comment sauvegarder mes documents localement en complément ?

Bien qu’Arkevia soit très fiable, il est toujours prudent de conserver une copie locale de vos bulletins de paie les plus importants (ceux des trois dernières années, par exemple). La plateforme permet d’exporter chaque document au format PDF. Vous pouvez ainsi les enregistrer sur votre ordinateur ou sur un disque dur externe. C’est un réflexe simple pour parer à toute éventualité.

Que faire si je ne reçois plus mes e‑bulletins ou si mon compte est désactivé ?

Si vous cessez de recevoir vos notifications, commencez par vérifier que votre adresse e‑mail est toujours à jour dans les paramètres de votre compte. Si le problème vient de l’employeur, contactez le service RH. En cas de désactivation de votre compte (par exemple après une longue inactivité), contactez l’assistance Arkevia. Préparez vos identifiants et votre matricule si possible. La plateforme réactive généralement le compte sous 24 à 48 heures.