Prélèvement SEPA reçu d’un confrère : que faire ?

Pourquoi un prélèvement SEPA d’un confrère apparaît sur votre relevé bancaire ?

Vous ouvrez votre relevé, et là, une ligne vous saute aux yeux : « PRELVT SEPA » suivie du nom d’une entreprise que vous connaissez bien. Un confrère, peut-être même un partenaire. Votre premier réflexe ? Vérifier que vous n’êtes pas victime d’une fraude. C’est légitime. Mais avant d’appeler votre banque en panique, prenez une respiration. Dans la majorité des cas, cette écriture a une explication simple, parfois même anodine.

Le premier réflexe : vérifier l’ICS, pas uniquement le nom affiché

Le libellé que vous voyez sur votre relevé n’est pas choisi au hasard. Il est lié à l’ICS, l’Identifiant Créancier SEPA. Ce numéro unique identifie l’émetteur du prélèvement. Si un confrère apparaît, c’est que son ICS a été utilisé. Mais attention : le nom affiché peut être tronqué, mal orthographié, ou même emprunté. Ne vous fiez donc pas uniquement au texte visible. Demandez à votre banque l’ICS complet associé à l’opération. Vous pourrez alors vérifier s’il correspond réellement à l’entreprise de votre confrère.

L’homonymie entre deux entreprises : un piège comptable classique

Deux sociétés portent un nom proche, parfois identique. Une SARL « Dupont Bâtiment » et une SAS « Dupont Construction » peuvent partager le même dirigeant, le même code NAF, et même la même banque. Dans ce cas, un prélèvement signé par l’une peut apparaître sous le nom de l’autre. Ce n’est ni une fraude, ni une erreur de votre banquier : c’est une confusion d’identifiant chez le créancier. Vérifiez donc si votre confrère a récemment changé de structure, ouvert une filiale, ou transféré ses encaissements vers une autre entité.

Le scénario de la fraude où votre confrère sert de « mule »

Il existe un cas plus inquiétant : celui où un fraudeur utilise l’identité de votre confrère pour émettre de faux prélèvements. L’ICS est parfois facile à récupérer sur une facture, un site professionnel, ou un annuaire public. Le fraudeur crée ensuite un mandat SEPA frauduleux à votre insu. Vous voyez le nom de votre confrère, mais derrière, c’est une autre personne qui encaisse. Ne contactez pas votre confrère pour lui demander de vous rembourser : il n’est probablement au courant de rien. Contestezauparavantauprès de votre banque.

L’erreur critique : ne bloquez pas votre RIB avant d’avoir vu le mandat

Quand on découvre un prélèvement suspect, le réflexe pavlovien consiste à demander l’opposition sur son RIB. Sauf que cette décision, bien que compréhensible, peut tout compliquer. En bloquant votre RIB, vous empêchez aussi les prélèvements légitimes de passer. Vous risquez de bloquer un loyer, une échéance de crédit, ou un paiement fournisseur. Et surtout, vous perdez un temps précieux : celui de la contestation ciblée.

Pourquoi exiger le RUM (Référence Unique de Mandat) change toute votre défense

Le RUM, c’est la carte d’identité du mandat de prélèvement. Chaque prélèvement SEPA est rattaché à un RUM unique. Si vous demandez à votre banque le RUM de l’opération litigieuse, vous obtenez des informations précieuses : la date de signature du mandat, son objet, et parfois même le nom du donneur d’ordre d’origine. Avec ce RUM, vous pouvez vérifier si vous avez réellement signé un mandat chez ce confrère. Si le RUM ne correspond à aucun mandat signé de votre main, la qualification de fraude est presque certaine. Gardez-le précieusement pour votre contestation.

Capturez les preuves : importer l’écran bancaire dans votre logiciel de compta

Avant toute chose, faites des captures d’écran. Votre relevé en ligne, la page de détail du prélèvement, le RUM affiché. Importez ces éléments dans votre outil de comptabilité, que vous utilisiez Pennylane, Sage, ou un simple tableur. Pourquoi ? Parce que les banques en ligne ne conservent pas toujours l’historique détaillé des écritures de manière illimitée. Dans six mois, au moment d’une éventuelle procédure, vous serez bien content d’avoir une trace horodatée. C’est aussi un réflexe comptable sain : vous pourrez aisément justifier cette écriture auprès de votre expert-comptable.

Le délai des 8 semaines : la seule fenêtre pour les erreurs de montant « classiques »

La réglementation SEPA distingue deux situations. La première concerne les prélèvements autorisés, mais mal exécutés : un montant erroné, une double ponction, une date avancée. Dans ce cas, vous disposez de 8 semaines à compter de la date de débit pour demander le remboursement à votre banque. C’est le délai légal de droit commun. Passé ce délai, la banque peut refuser si le prélèvement était conforme au mandat. Pour une simple erreur de saisie, agissez vite : huit semaines passent plus vite qu’on ne le croit.

La règle méconnue des 13 mois : votre bouclier anti-fraude

Bonne nouvelle : en cas de fraude avérée, vous disposez d’un délai beaucoup plus long. La loi vous accorde 13 mois pour contester un prélèvement que vous n’avez jamais autorisé. Ce délai court à partir de la date de débit. C’est une protection majeure, car les escroqueries aux prélèvements peuvent parfois passer inaperçues plusieurs mois. Un conseil : notez la date de découverte du prélèvement dans votre calendrier. Si vous dépassez les huit semaines, vous n’êtes pas forcément désarmé.

Le cadre légal exact du remboursement en cas de fraude avérée

La banque a l’obligation de vous rembourser le montant du prélèvement frauduleux. Elle doit le faire dans un délai maximal de 10 jours ouvrés après avoir été informée. Si elle traîne, vous pouvez lui rappeler que l’article L133-24 du Code monétaire et financier impose un remboursement immédiat. Et si la banque refuse, sachez que vous pouvez saisir le médiateur bancaire gratuitement après deux mois de silence ou de refus. N’ayez pas peur d’évoquer cette possibilité : c’est souvent un accélérateur de remboursement.

La procédure de contestation écrite : courrier recommandé à la banque et mentions obligatoires

Une contestation par téléphone ne suffit pas. Pour être efficace, adressez un courrier recommandé avec accusé de réception à votre banque. Mentionnez clairement : la date du débit, le montant, le nom du créancier affiché, le RUM si vous l’avez, et le motif exact de la contestation. Précisez si vous contestez l’exécution d’un mandat existant ou l’existence même du mandat. Joignez les captures d’écran et la copie du RUM. Ne signez jamais de document de régularisation avant d’avoir obtenu le remboursement effectif des fonds. Les banques ont parfois des réflexes de paperasse qui ne jouent pas en votre faveur.

Mon process pour automatiser la détection des « prelvt » anormaux (agrégateurs, alertes Pennylane, Sage)

La meilleure défense, c’est la détection précoce. Personnellement, j’ai mis en place un petit système simple : je consulte mes relevés bancaires en ligne toutes les semaines, et je filtre les écritures « PRELVT ». Je croise ensuite avec mon logiciel de facturation pour vérifier que chaque prélèvement correspond à un mandat connu. Pennylane permet de créer des alertes personnalisées sur certains libellés. Une écriture « PRELVT SEPA » avec un nom inconnu déclenche une notification immédiate. C’est un gain de temps formidable et une tranquillité d’esprit non négligeable.

Quand le confrère est légitime : résoudre le conflit sans casser la relation

Tous les prélèvements entre confrères ne sont pas des arnaques. Il arrive que le confrère soit tout à fait légitime, mais qu’une erreur se soit glissée dans la chaîne de facturation. Avant de l’accuser, prenez le temps de vérifier l’historique commercial. Vous pourriez être surpris, et un peu gêné, de découvrir votre propre signature au bas d’un mandat oublié.

Vérifier la facture impayée qui traîne dans vos outils d’encaissement

Avez-vous récemment travaillé avec ce confrère ? Peut-être avez-vous sous-traité une mission, acheté du matériel, ou réglé une prestation. Une facture impayée peut déclencher un prélèvement automatique si un mandat SEPA a été signé dans un coin du contrat. Vérifiez vos outils d’encaissement et de facturation. Dans la plupart des cas, vous retrouverez la trace d’une commande, d’un devis ou d’un email où le mandat a été accepté. Un prélèvement dont vous avez oublié l’existence reste un prélèvement que vous avez autorisé. La banque ne pourra rien faire si vous ne prouvez pas l’absence de mandat.

Le mandat SEPA mal paramétré dans son outil de facturation (le cas du mauvais créancier)

Autre scénario fréquent : le confrère utilise un logiciel de facturation qui envoie les prélèvements avec un mauvais ICS. Par exemple, une société mère a racheté un petit éditeur de logiciels, mais les anciens mandats continuent de pointer vers l’ancienne entité. Résultat : le nom affiché est celui d’un confrère historique, alors que le prélèvement est émis par une nouvelle structure. Dans ce cas, ce n’est pas une fraude, mais une négligence technique. Le confrère peut corriger son paramétrage en quelques clics. Vous pouvez lui demander de vous fournir une attestation de mandat rectifiée.

Mettre en place une vigilance annuelle sur les autorisations de prélèvement entre partenaires

La relation avec un confrère est précieuse, mais elle mérite un peu de rigueur administrative. Une fois par an, faites le point sur les mandats SEPA que vous avez signés avec vos partenaires. Listez chaque créancier, le RUM correspondant, et la date de signature. Supprimez les mandats qui ne correspondent plus à des relations actives. Les banques ne le font pas à votre place. Cette vigilance annuelle vous évitera bien des sueurs froides au moment de lire votre relevé. Et si vous trouvez cette tâche rébarbative, dites-vous qu’elle est plus agréable qu’une longue procédure de remboursement avec votre banque.